Podcast # 175: Kako poboljšati svoj posao i život sa sustavima

{h1}


Poduzetnik ste ili menadžer i osjećate se kao da svaki dan na poslu samo gasite požare? Ili u svom osobnom životu idete li kući i samo je kriza za krizom koju treba popraviti? Naš tipičan odgovor na upravljanje kaosom je učinkovitije gašenje tih požara. Što ako pravi odgovor ipak nije veća učinkovitost, već promatranje vašeg života kao niza sustava? To tvrdi današnji gost Sam Carpenter u svojoj knjizi Radite na sustavu. Danas u emisiji razgovaramo o tome kako pristupiti poslu i životu sa sistemskim razmišljanjem.


Prikaži najvažnije

  • Kako većina ljudi upravlja svojim poslom i životom (i zašto to često dovodi do manje učinkovitih rezultata)
  • Što je 'sistemski način razmišljanja' i kako ga razvijati
  • Zašto uvijek stvarate sustave čak i ako to ne shvaćate
  • Zašto je dokumentiranje vaših sustava važno
  • Zašto su sustavi bolji od ciljeva u postizanju željenih rezultata
  • Kako implementirati sustave u već postojeću organizaciju
  • Što je razmišljanje o “prodajnom mjestu” i kako ono može učiniti vaš dan učinkovitijim
  • I mnogo više!

Naslovnica knjige, izradi sustav Sam Carpenter.

Ako ste vlasnik ili menadžer tvrtke, toplo preporučujem Raditi sustav. Primijenili smo principe iz knjige ovdje u Umjetnosti muškosti kako bismo bolje razumjeli sve pokretne dijelove koji održavaju web stranicu i raste. Knjigu možete pronaći na Amazonu, ali Sam ga je besplatno dao na svom web mjestu Radite na sustavu. Možete ga dobiti u PDF-u ili zvuku.


Ako tražite više uvida o tome kako koristiti sustave za poboljšanje osobnog života, pogledajte njegovu knjigu Sustav razmišljanja. Opet, Sam je to besplatno učinio dostupnim u PDF formatu na Sustav razmišljanja.

Slušajte Podcast! (I ne zaboravite nam ostaviti recenziju!)

Dostupno na itunesima.


Dostupno na šavu.



Soundcloud logotip.


Pocketcasts logotip.

Slušajte epizodu na zasebnoj stranici.


Preuzmite ovu epizodu.

Pretplatite se na podcast u programu za reprodukciju medija po vašem izboru.


Prijepis

Brett McKay: Ovdje je Brett McKay i dobrodošli u još jedno izdanje podcasta Art of Manliness. Posjedujete li tvrtku? Ili možda čak ni ne posjedujete posao. Možda ste menadžer ili direktor u poslu na poslu i osjećate se kao da svaki dan na poslu samo gasite požare. Svakodnevno samo krize gasite ili čak i u osobnom životu to može biti isto: odete kući i to je baš poput krize za krizom za krizom i jednostavno uvijek gasite te požare. Ti se popravljaš; pokušavate upravljati tim požarima učinkovitije uz vaše gašenje požara, zar ne, pomoću popisa obveza i alata za produktivnost.

Što ako bi odgovor, umjesto učinkovitijeg gašenja požara, bio da na svoje poslovanje i svoj život gledate kao na niz sustava i radite na tome da te sustave učinite učinkovitijima. To tvrdi moj današnji gost. Zove se Sam Carpenter. Autor je knjige Work the System, a i sam je vlasnik tvrtke. U Work System govori o sistematizaciji vašeg poslovanja kako bi se stvari odvijale same od sebe i ne biste se trebali brinuti o gašenju požara. Umjesto toga, možete raditi na dotjerivanju sustava kako bi stvari tekle glatko.


Ono što je zanimljivo, ne morate biti vlasnik tvrtke da biste nešto izvukli iz ove knjige. Možete primijeniti principe velike slike na svoj vlastiti život i pronaći načine kako sistematizirati svoj život, pa tako umjesto gašenja požara možete samo raditi na upravljanju sustavima u svom životu. Stvarno praktična knjiga. Ja čitam knjigu. Puno sam toga izvukao iz vlastitog posla i vlastitog života. Bez daljnjega, Sam Carpenter i Work the System. Sam Carpenter, dobrodošao u emisiju.

Sam Carpenter: Hvala, Brett. Zaista mi je drago što sam danas ovdje.

Brett McKay: Vi ste vlasnik tvrtke. Posjedujete nekoliko tvrtki. Vi ste također autor i objavili ste ovu knjigu koju sam pročitao i ona je fenomenalna, stvarno mi je pomogla u mom vlastitom poslu, pod nazivom 'Work the System'. Prije nego što razgovaramo o tome što je Sustav i što znači pristupiti poslu i životu sa sustavnim razmišljanjem, razgovarajmo o ovome: Kako većina ljudi pristupa svom poslu ili svom životu u pokušaju upravljanja njime?

Sam Carpenter: Većina ljudi jednostavno zaroni u dan. Uronite u dan bez, mogao bih reći, bez plana, ali uronite u dan u ovu masu znamenitosti, zvukova i događaja i pokušavaju ga prebroditi i ostvariti nekakav cilj, a oni su vatra- ubijajući cijeli dan. Tako većina ljudi prolazi kroz dan. Od trenutka kad se počnu oblačiti do kraja dana, poprilično gase požare. To znači da idu u puno različitih smjerova, a problem je u tome što ljudi svijet doživljavaju kao zbunjenu masu prizora, zvukova i događaja, a oni jednostavno uskaču u njegovu sredinu. To je netočno. Nije takav svijet. Nije to; to je zbirka zasebnih sustava, procesa i svi oni imaju smisla, ali dok ne možete vidjeti te odvojene procese, ne možete prolaziti kroz stvari i ispraviti ih. To sam naučio s 50 godina, gledati na svijet na drugačiji način i to je uključivalo doživljavanje života kao kolekcije zasebnih procesa, jer to je upravo ono što on jest.

Brett McKay: Dajte nam primjer toga. Govorite o ovome, to je način razmišljanja sustava: u osnovi gledanje na život kao skupinu ili kao zasebne, diskretne sustave. Kako se to razlikuje od, recimo, alata za upravljanje produktivnošću i vremenom koje mnogi koriste? Pretpostavljam da alat za produktivnost pomaže ljudima da brže gase požare, a onda je način razmišljanja sustava poput: 'Ni gasiti požare?'

Sam Carpenter: Ne. Zapravo, ne. Što je to, idete li dublje od svih alata za produktivnost, svih deset najboljih savjeta i svega toga. Idete sloj dublje u mehaničku stvarnost. Morate početi s mehaničkom stvarnošću i ovo je važno. Mehanička stvarnost nije velika zbunjena masa samo zato što je tako percipiramo. Ovo je zaista važno. U prvom dijelu knjige Work the System: Jednostavna mehanika stvaranja više i manje rada, moja knjiga, prvi dio govori o načinu razmišljanja sustava u ovom različitom svjetonazornom pogledu koji je precizniji. Što je to, uzmimo na primjer automobil, svi znaju ... Pa, možemo uzeti ljudsko tijelo. Napravit ću oboje. Automobil, kakve veze radio ima s klima uređajem?

Brett McKay: Ništa.

Sam Carpenter: Nula. Ništa. Kakve veze upravljač ima s kočnicama, odnosno mjenjačem, stvarno s motorom? Ništa. Jesu li povezani? Da, povezani su. Kakve veze vaš bubreg u vašem tijelu ima s plućima? Nula. Znam da su povezani. Znam da se svi okupljaju kako bi stvorili čovjeka, ali naša tijela imaju krvožilni sustav, neurološki sustav, koštani sustav, bubrege, želudac. Svi ti odvojeni, neovisni entiteti čine ljudsko tijelo i na sve se možeš primijeniti, Brett. Prvo je ... i evo jednog. Ljudi to shvate kad kažem ovo: Ako izađete na biciklu, padnete i slomite nogu, garantirat ću vam da vas bolničari koji vas pokupe neće odvesti dermatologu. Dakle, imate specijaliste za medicinu. Imate stručnjake za automobile.

To je dublji sloj. To je stvarnost svijeta. To nije zbunjena masa, i super je stvar, ako rastavite te stvari, ako odvojite život, na primjer, ako ste u kući i odete u kuhinju i uključite vodu, Kladim se da ćete 99,9% vremena izići iz vode. Ili ako želite pokrenuti svoj automobil, vjerojatno će i upaliti, a ako automobil započinjete da ide od A do B, postoji 99,9% šanse da ćete tamo doći.

Što se dogodi kada svoj život razbijete na mehaničku stvarnost i počnete vidjeti stvarnost onakvom kakva ona stvarno jest, ovo je stvarna vrsta metafizičkih stvari, ali to je stvarnost. Počnete razbijati stvari; vidite da ti odvojeni sustavi gotovo uvijek rade savršeno. Naša tijela, uzmimo moje tijelo: Moje tijelo sjedi ovdje, razgovara s vama i komunicira s vama. Imam milijarde stanica koje se sve slažu da su Sam Carpenter, a svake se sekunde isključe bilijuni električnih signala, što mi omogućuje komunikaciju, omogućujući mi pomicanje ruku. To se događa svake sekunde. To je čudo, i tako ovo veliko čudo ljudi traže vani, „Ah, moram postati prosvijetljen. Moram ovo učiniti, 'ne, ne, ne: to je ispred vašeg lica kad ustanete na doručak. Tamo je noću kad se vratite u krevet. Sve je to tijekom dana. Čudo je upravo sada, a to je savršenstvo svemira.

Prilično cool stvar, proveo sam posljednje desetljeće popravljajući posao. To je ono što radim: okrećem se tvrtkama. Ulazimo. Pomažemo vlasniku poduzeća da vidi da je njegovo poslovanje 99,9% u redu ili je samo nekoliko stvari koje stvarno zamajavaju: „Samo da završim rekavši ovo: Nema toliko toga za popraviti . ' Recimo da postoji uspješan poslovni čovjek. Ima lijepu ženu. Ima nekoliko sjajne djece. Zarađuje velike dolare. Sve je stvarno savršeno, osim jedne stvari, i to će sve otpuhati. Možete pretpostaviti što je to: On je alkoholičar.

Istina je, sve bi moglo biti puno bliže savršenom i puno manje šanse da prijeđe rub rušenja ako bi jednostavno prestao piti. To je vrlo jednostavna stvar. To je samo jedna ilustracija. Unutar poduzeća može biti da šogora zaposlite u svom poslu, a to ne ide: On ne radi svoj posao. Ne pojavljuje se na vrijeme, a posao će stvarno krenuti. Koje je rješenje? Šurjak treba otići.

Isto je s popravljanjem ljudskog tijela, automobila ili bilo čega drugog. Jučer sam dolazio preko prijevoja, Brett, ovamo u Portland, gdje sam, iz vrlo suhog Benda u Oregonu. Morao sam u garaži promijeniti ulje u automobilu i staviti nove brisače na svoj automobil, a kad sam prešao prijevoj, brisači su išli, „prazno, prazno, prazno, prazno“, a ja sam samo psovao: „Oni stavi pogrešne brisače ”, pomislila sam. To mi je uništilo putovanje. Pokušavao sam slušati radio, knjigu na kaseti. To je samo uništilo moje cijelo iskustvo. Zaustavio sam se, izašao iz automobila. Jedna oštrica nije bila pravilno postavljena. Jednostavno sam ga morao povući i namjestiti na svoje mjesto, i sve je bilo savršeno. To je dobra ilustracija od jučer, doslovno se to dogodilo jučer, dolazeći po kiši, da bi vaš cijeli život mogao biti stvarno, stvarno zbrkan ako jedan od tih zasebnih sustava ne funkcionira, samo jedan.

Ne postoji toliko toga za popraviti, ali morate ga moći izolirati. Ako imate problema u poslu, možete dobiti knjigu o deset najboljih stvari koje uspješna poslovna osoba radi, ali češće izbjegava problem koji može biti ovaj ili možda onaj. Ako svijet možete vidjeti kao zbirku zasebnih procesa, tada možete jednostavno izolirati problem, a budući da ste ga izolirali, to je obično vrlo jednostavan postupak i lako ga je popraviti. Zatim ste to popravili, ponovo umetnuli u stvar, u svoj posao, a zatim idete na sljedeći nefunkcionalni sustav.

To sam radio prije 16 godina da popravim posao, da ga preuzmem iz ... Radio sam 100 sati tjedno. Radim 80 do 100 sati tjedno, Brett, 15 godina. To je 15. Nisam zaradio novac, samohrani roditelj dvoje djece i preko noći sam dobio ovu ideju. Neću ovdje ulaziti u to, ali stekao sam ideju da možda život nisam vidio ispravno, a to je skup zasebnih sustava. Od tog se trenutka sve promijenilo, i o tome govori moja knjiga, obje moje knjige. O tome govori i moja nova knjiga.

Brett McKay: Ovdje postajete metafizički, tako da postoje sustavi u vašem životu ili vašem poslu čak i ako toga niste svjesni, zar ne? Možda ste stvorili sustave, a da niste ni svjesni da ste stvorili sustav, zar ne? Je li to ono što govoriš?

Sam Carpenter: Mogu reći da ste pročitali moju novu knjigu, Brett, jer je to točno. Sustavi rade bez obzira znate li to ili ne, vidite li ih ili ne ili želite ili ne. Sustavi vašeg života funkcioniraju.

Brett McKay: Dakle, ako stvari ne idu kako treba, to znači da možda imate neispravan sustav? Pretpostavljam da kažete da u obje knjige taj sustav radi ono za što je stvoren. Oni funkcioniraju onako kako bi trebali, pa ako nešto ne ide kako vam se ne sviđa, izlaz, promijenite sustav, zar ne?

Sam Carpenter: Sve je mehaničko. Potpuno je mehanički. Sustav ne zanima hoćete li razaznati ili ne. Nije me briga o kakvom se sustavu radi, o sustavu odnosa ili onome što nazivam 'mekim sustavom', organskim sustavom, ako u sustavu postoji preokret, lijepi dio o životu na zemlji je taj da postoji ta stvar nazvana 'mehanička stvarnost i zakoni fizike'. Ako sustav neće stvoriti rezultat koji želite, tada morate ući i postoji neki element tog sustava koji trebate podesiti.

Ili ako vam život ne ide onako kako vi želite da tamo ide, možda neki cijeli sustav koji trebate potpuno eliminirati. Mantra je sljedeća: „Automatizirajte. Delegat. Izbrisati.' Crijeva koja previše piju, samo treba prestati piti. Treba zaustaviti sustav za piće, a zatim se svladati i riješiti sljedeći problem, sljedeći problem i sljedeći problem. Ali oni su tamo. Oni rade 24/7 bez obzira upravljate li njima ili ne, o čemu govorim.

Brett McKay: U redu, tako da je način razmišljanja sustava kao da život počnete doživljavati kao niz sustava. To je kao da uzmete takvu vrstu, vi [bacite pogled 00:12:56] kad pogledate gore i [van 00:12:57], zar ne? Jer to je fraza koju koristite, i gledate, i vidite to i možete, nakon što imate takav pogled, možete početi prilagođavati stvari kako biste stvari učinili produktivnijima ili učinkovitijima.

Sam Carpenter: Točno, točno, ali ovo mora biti rečeno: ovo je više od Samove pametne ideje ili drugačijeg pogleda na stvari. Ovo točnije gleda na stvari u vašem životu, pa ih naši današnji slušatelji, Brett, izazivam da se osvrnu po sobi i vide zasebne sustave. Ovdje je možda telefon. Možda je u dnevnoj sobi. Ovdje je možda TV, ali vani je u kuhinji hladnjak. Vidimo da su svi odvojeni. To je mehanička stvarnost. Nije ovo velika konglomeracija.

Možete ga nazvati 'domom', ali to nije način da popravite stvari u svom domu. To nije način da popravite stvari u svom tijelu. Stvarnost života, stvarna stvarnost, i zato kažem da je nekako metafizička, ali zapravo nije, stvarno je mehanička stvarnost da je život skup zasebnih sustava. Kamo god pogledate, bilo da je to automobil, vaše tijelo, vaš posao, vaši odnosi, odvojeni sustavi. Da, povezani su. Ne poričem to, ali nećete nikamo stići dok ne budete mogli vidjeti ove odvojene sustave.

Vozim se ulicom ovdje do ove poslovne zgrade na šestom katu u 12. ulici u Portlandu u Oregonu. Dok se vozim ulicom, ne vidim ulicu, zgrade i grad Portland; Vidim sve odvojene stvari koje se događaju. To je samo moje razmišljanje. Ugrađeno je. Ugrađen je 17 godina, od one noći 1999. kad sam nekako shvatio ovu ne dublju stvarnost: stvarnost koju prije nisam vidio.

Brett McKay: Imam te. Razmišljajući o poslu, pretpostavljam da se u poslu događaju svakakvi sustavi, bez obzira na to kako netko upravlja korisničkom podrškom, kako tvrtka upravlja komunikacijama itd., A pretpostavljam da mnogi ljudi to uopće ne misle kao sustav. Oni to samo počnu raditi, zar ne? Čine to na određeni način i to rade, ali ono što su učinili jest da su stvorili sustav, a da to često nisu znali.

Sam Carpenter: Volim imati intervju s tipom koji je pročitao moje stvari i stvarno ih dobiva. Cijenim to. Želim to jednostavno ubaciti, ali da, ljudi idu na 'posao'. Odlaze na posao i rade po cijele dane, ali ne razdvajaju stvari. Oni ubijaju požare i tu dolazimo ... I mogao bih ući u to, kandidiram se za političku funkciju i jedna od velikih stvari koja su sada ovdje su šume. To je doslovno gašenje požara jer se šumama nije gospodarilo.

U poslu kojim se bavite i upravljate sustavima. Na primjer, Centratel, moj call centar, tamo imam oko 40 ljudi. To je jedan od mojih malih poduzeća. Cijeli dan znate što rade moji menadžeri? Rade na procesima. Oni rade na procesima koji stvaraju rezultate i sjećaju se, rekao sam, „Automatizirajte. Delegat. Izbrisati.' Tako gledate na svoje procese, a procesi su ono što čini moja tvrtka ... Potpuno ste u pravu, pa tako kako odgovarate na telefon nema nikakve veze s uređajem za kopiranje koji ne radi ispravno, nema nikakve veze s zapošljavanjem nekoga nema nikakve veze s otpuštanjem nekoga. Svi su odvojeni.

Ono što moji ljudi rade je da rade na procesima koje treba poboljšati, doraditi, uhvatiti suvremene tehnologije možda u softverskom području. Uvijek radimo na procesima. Nikad ne 'idemo na posao' i radimo sve što se pojavi, tako da u mom poslu nemamo vatrogasno uništavanje. Jednostavno su vrlo rijetki, a ako se dogodi, volimo to, jer je crvena zastava ući u sustav i popraviti ga, ali to se jednostavno ne događa previše. Jednostavno nemamo puno crvenih zastava.

Isto je i s mojim tijelom. Bavim se jogom. Odradim trening snage. Bavim se aerobikom. Jedem prilično dobro za tipa, ali jedem svoje proteine, ako znate na što mislim, i ja se brinem o sebi. Radim stvari koje trebam raditi s odvojenim procesima i odvojenim sustavima svog tijela i ono funkcionira vrlo dobro. Mogao bih uzeti motornu pilu ili se odmah popeti na drvo na kukama, kao što može svatko tko je 30 godina mlađi od mene, imam 66 godina, ali i to je proces, brine se o vašem tijelu. Morate imati sustavni postupak brige o raznim elementima svog tijela.

Meditacija doista nema nikakve veze s aerobnim vježbanjem, naravno, ali to su zasebni elementi kojima se treba pozabaviti, zar ne? I veze: Ponekad nazovem nekoga i stvarno sam preumorna, ali nazvat ću ih i reći: „Bok, kako si? Pogledajte. ' Imam ovu skupinu ljudi koja se naziva 'prijatelji', tako da i održavanje odnosa i podešavanje morate učiniti. Super stvar u vezi sa načinom razmišljanja sustava odnosi se na sve aspekte svijeta svugdje, na sve njegove elemente.

Brett McKay: Tako je. Vidim ovo. Vaša prva knjiga bila je vrlo usmjerena na tvrtke i kako ući u mesingane sistematiziranje poslovanja, ali principi više razine pristupa čitavom svom životu sa mentalnim sklopom sustava mogli bi vam puno pomoći u osobnom razvoju. Mislim da mnogi ljudi pristupaju osobnom razvoju kao: 'U redu ...' Oni mu jednostavno pristupaju kao što ste rekli, jednostavno kažu: 'Danas ću voljeti dobro jesti', i nekako vole, ' Dobro, pojest ću brokulu. To je to.'

Kažete da biste sa sistemskim pristupom zapravo razvili sustav koji bi vam omogućio da dobro jedete, i ne biste morali previše razmišljati o tome. Vi samo slijedite sustav, zar ne?

Sam Carpenter: Točno, točno. Snaga volje ne treba jednom kad je 'shvatite', tako da 'Work the System', moja prva knjiga o poslu, ima tri dijela. Prvi dio je dobivanje mentalnog sklopa sustava. Dio 2 govori o dokumentaciji. Treći su dio šanse i kraj, ali kad jednom dobijete 1. dio, tu ste. Moja je nova knjiga na potpuno isti način, osim što ima dva dijela. Nije za posao, tako da nema ništa o dokumentaciji ili je vrlo malo o dokumentaciji.

Prvi dio dobiva sistemsko razmišljanje, a drugi dio šanse i krajeve. Jednom kad sustav shvati ovo što se tiče prehrane ili vježbanja ili bilo čega drugog, jednostavno to radite prirodno. Ne morate se forsirati jer svijet vidite drugačije od 99% svih ostalih ljudi. Sad, Steve Jobs, Richard Branson, mogli bismo se spustiti ... Oprah Winfrey, naravno, Bill Gates, nitko od tih ljudi nije imao fakultetsku diplomu, ali su prirodno imali mentalni sklop sustava.

Ako odmah zatražite od Billa Gatesa da opiše svoje razmišljanje, rekao bi: 'O čemu to govoriš?' ali on to prirodno dobiva. Jedan od 100 ljudi prirodno svijet vidi onakvim kakav on zapravo jest, kao zbirku sustava i, 'To je ono što ovdje moram učiniti s ovim procesima da bih postigao željene rezultate.' Ovo je kritično. Dopustite mi da uzmem sekundu za ovo. Evo što ja nazivam 'ultimativnom formulom'. To je u mojoj prvoj knjizi i cijelo je poglavlje u mojoj drugoj knjizi: Jedno vodi do dvoje. Dva vode do tri. Tri vode do četiri: Jedan do dva do tri do četiri jednak je rezultatu. To je stvarno pojednostavljenje svakog procesa na svijetu.

Svaki se proces na svijetu izvršava tijekom određenog vremenskog razdoblja i stvara rezultat, rezultat, a mene nije briga kakav je proces. Opet, natrag do automobila, karoserije ili bilo čega drugog, svaki proces dovodi do rezultata. Trebate provesti vrijeme u jednom, dva, tri, četiri dijela te jednadžbe. Većina ljudi vrijeme provodi miješajući se oko loših rezultata s desne strane formule.

Jedan od 100 prirodno dobiva jedan, dva, tri, četiri, i zato imate ono što nazivamo 'jedan posto'. Zato 1% populacije strašno dobro prolazi na jednom području ili ne. Da, vani je puno postotaka koji jako dobro financijski stoje, ali njihova su tijela olupina. Shvaćam, ali što se tiče njihovog zarađivanja novca, oni dobivaju ovo zasebno razmišljanje o sustavima.

U svakom slučaju, to je važan element samo vidjeti kako sustav razmišljanja točnije vidi svijet. Tada kada to učinite, prirodno vodite računa o prehrani. Te stvari prirodno radite u svom poslu, a to se događa u trenutku. To se događa odmah. Kažete: 'Oh, shvaćam. Shvaćam ovu stvar. ' Zatim idete raditi na procesima, i naravno u poslu koji znači dokumentaciju.

Jedina razlika između velikog, uspješnog poduzeća i malog, koji se bori, jamčim mu 100% vremena, jest ta što je veliki posao dokumentirao. Svi znaju što se događa u poslu. U malom poduzeću cijeli dan gašenje požara. Nije postavljen nijedan postupak. Jedna osoba to čini na ovaj način. Druga osoba to čini na taj način, a to je stvarno neučinkovito.

Brett McKay: Točno točno. U prvoj knjizi puno govorite o dokumentaciji. Osim povećanja učinkovitosti, pretpostavljam da se kod dokumentiranja izvlači ono što, ako netko ode, netko može sići s ulice, pogledati dokumentaciju i obaviti posao, zar ne? Pretpostavljam da je druga pogodnost dokumentiranja stvari da zapravo možete konkretno pogledati svoj postupak koji radite u poslu i zapravo se zapitati: 'Postoji li bolji način za to?' ili: 'Trebamo li to uopće učiniti? Trebamo li uopće raditi ovu stvar koju radimo i za koju mislimo da je potrebno? Možda to ne trebamo raditi. '

Sam Carpenter: Da, postoji čarolija u zapisivanju. Imamo softver koji pomaže ljudima u stvaranju ove dokumentacije, a postoji i drugi softver koji su ljudi skinuli moju knjigu i učinili to na svoj način. Na primjer, ako postoji postupak od 10 koraka, uzmite kako se javljamo na telefon u mom call centru na recepciji. Sedam je koraka: Stavite osmijeh na lice. Podignite telefon, korak 2. 3. korak: što točno kažete.

Ako to ne dokumentirate, svi to rade na drugačiji način, a to je nevjerojatno neučinkovito. Morate zapisati stvari kakve jesu, a ima nešto čarobno u tome da imate svih sedam koraka na jednom papiru kako biste mogli vidjeti sve korake. Neki od ostalih, mojih konkurenata softvera, stavit će jedan korak po stranici: Korak 1. Zatim prijeđite na drugu stranicu da biste vidjeli Korak 2. Ne možete vidjeti postupak ako nemate jedan, dva, tri, četiri sve na jednoj stranici ako ćete to dokumentirati. To je ono o čemu govorite, vjerujem.

Brett McKay: Tako je.

Sam Carpenter: Kad to pogledate i kažete, 'Wow, zašto to radimo?' Ili će to netko drugi u vašem uredu pogledati i reći: „Hej, 6. korak je smiješan. Razlog za 6. korak napustio je stvarni svijet prije mnogo godina. Zašto to i dalje činimo na takav način? ' Te stvari ne vidite dok to ne zapišete. Dosadno, ali istinito, i ljudi mrze raditi dokumentaciju, ali to je ključ uspjeha, jest svesti na papir, nazovimo to 'odozdo prema gore', ljude koji su u prvim redovima, prodavače i ljude iz proizvodnje. Uvijek želite da oni uvijek daju svoj doprinos procesu i doprinose radnom postupku.

Tada je lijepi dio to što je to najbolji mogući radni postupak ili SOP koji biste mogli sastaviti, ali ta je osoba, ako je promijenila postupak, 100% kupila metodologiju radnih postupaka jer je imala komadić toga.

Brett McKay: Imam te.

Sam Carpenter: Odozgo ne radi.

Brett McKay: U redu, vidim ovo ako ste vlasnik tvrtke, na primjer, vi ste nadležni za to, možete započeti s implementacijom, ali recimo da netko to sluša. Oni su menadžer ili neka vrsta rukovoditelja srednje razine. Kako navesti ljude na brod, 'To je stvar koju moramo početi raditi jer će to zapravo pomoći poboljšati stvari?' Vidim da bi se moglo puno toga vratiti, poput: „Ne, izvrsno to radimo. Stvari su fantastične. Ne trebamo to raditi. ' Kako prijeći tu barijeru?

Sam Carpenter: Ako uđemo u ... Popravimo stotine i stotine poduzeća, Josh Fonger, terenski tip i ja, nas dvoje. Ulazimo u posao i prvo kažemo vlasniku: „Radimo samo s izvršnim direktorom. Ako ne možemo surađivati ​​s izvršnim direktorom, nećemo raditi s tvrtkom. Moramo imati blagoslov izvršnog direktora. ' Obično dolazi od izvršnog direktora koji nas tamo uvede. Prvo im kažemo: „Gledajte, ovdje imate 20 ljudi u vašem malom poslu. Urađujete 3 milijuna dolara, a kažem vam, postoji barem jedan, a možda i dvoje ljudi koji će ovo pokušati baciti s tračnica. Budi spreman. Pripremite se da netko od tih ljudi možda ode, a nažalost to je možda šogor ', ili„ Budite spremni ako moramo sjesti i porazgovarati s tom osobom. '

Prvo što radimo je smjestiti sve u sobu. Samo ću vam dati generički način na koji to radimo: Smjestite sve u sobu i recite: „Radit ćemo radne postupke. Koji je najveći problem ... Frank, što je najveći ... ”Nema više Franaka. U redu.

Brett McKay: Kyle.

Sam Carpenter: Kyle, da. 'Kyle, što je najveći problem u tvom odjelu?' Kyle će morati razmisliti o tome. 'Ok, Kyle, razgovarat ćemo sutra sutra, ali želim tri glavna problema u vašem odjelu.' Vratimo se zajedno. Svi su tamo s Kyleom u njegovom odjelu. Sjednemo. Kaže: 'Prvi je problem ovo.' Analiziramo ga i svi se slažemo da je to najveći problem. Tada kažemo drugi: 'U redu, poradit ćemo na prvom. Evo kako ćemo to učiniti. Točno ćemo dokumentirati kako to radite. Učinite to najbolje ... Ili to možete delegirati. ' Tada Kyle to ne želi raditi, ali svejedno to radi, jer je to njegov posao.

Na sljedeći sastanak, Kyle dolazi, mi sjedamo i čitamo ga ostatku ljudi, recimo šest ljudi u njegovom odjelu. Soph ... Nema više Sophies. U redu, siječanj Jan govori i kaže: 'Zašto radiš korak 4. Bolje je to učiniti na ovaj način.' Imate ovaj sastanak sa svima i vrlo brzo ga svi kritiziraju. Naravno, Kyle je ponosan jer je to uopće učinio, ali ono što se događa je da imate nekoliko takvih sastanaka. To je sve što treba. Pravilno ste shvatili radni postupak. Bit će drugačije nego kako to rade, ja ću vam garantirati. Svi doprinose tome i dobivate uplatu.

Ova stvar odozdo prema gore je kritična. Vojska, od vrha prema dolje, jer će vas ubiti ako to ne učinite. Ali to u poslu ne funkcionira tako. Morate imati ... Kako doći do uplate? Tako to dobivate. Imate svoje ljude koji rade dokumentaciju, i stvarno, vlasnik tvrtke ne bi trebao raditi dokumentaciju. Mora to učiniti u početku; u početku je neuredno. Morate napraviti osnovnu dokumentaciju kako biste bili sigurni da je tvrtka usmjerena u pravom smjeru sa svim odjelima, ali 99% dokumentacije moraju napraviti trupe, a oni to vole.

Jedan od razloga zašto ih vole jest taj što ako slijede postupak i nešto pođe po zlu, nisu krivi: kriv je postupak. Ako nešto krene po zlu i oni šefu ukažu: 'Gle, 11. korak ovdje jednostavno nema smisla.' „Pa, ​​ako ovdje stavimo još jedan korak 11A i 11B, učinit će da to dobro funkcionira. Ovdje možemo dvostruko provjeriti. ' Ta je osoba sada heroj i vjerujte mi da je potpuno kupljena u procesu.

Brett McKay: Imam te.

Sam Carpenter: Tako to funkcionira.

Brett McKay: To je odlično. Kako rješavate problem. Pretpostavljam da bi još jedna ljepljiva točka bila: 'Sam, ovo zvuči sjajno, ali trenutno imamo puno požara, a ja da se zaustavim i uzmem vremena i poput sistematizacije to ne možemo učiniti.' Je li moguće izvršiti ovu sistematizaciju dok gasite požare koje imate trenutno?

Sam Carpenter: Vlasnik radi 60 sati tjedno. 'U redu, vlasniče, možda ćete morati raditi nekoliko tjedana nekoliko tjedana. Možda ćete morati raditi preko vikenda, ali želim znati koji se požari ponavljaju, a koji su najveći i zašto su vas uhvatili tako uzrujan. Uzet ćemo vremena za analizu tog požara, a kad se taj veliki požar ugasi i nikad se više ne ponovi, i to je cijela ideja, ovi požari koji se ponavljaju moraju sjesti. Moramo ih dokumentirati. Moramo ih natjerati da odu. '

Jednom kad ta prva vatra zauvijek nestane, ta je osoba kupljena za život jer tada prelazite na drugu stvar. Tada idete na treću stvar. Kažem vam, u prosjeku mala poduzeća u mjesec dana ljudi su bijesna. Pjene se na usta zbog dokumentacije. Znam da je teško povjerovati, ali vlasnik je i ljudi koji su uvijek iznova upali u nevolju, jer više ne upadaju u probleme i vide svoj posao koji radi kao lijep stroj.

Pogodi što? Vlasnika ... išao sam od 80 do 100 sati tjedno. Znate li koliko sam radio u istom poslu, koji je sada približno 400% veći? Pozivni centar je doista složen posao. Tjednom sam išao od 80 do 100 sati. Sada radim dva sata tjedno. Plaćam sve račune jer želim znati kako ide taj novac, a imam sastanak osoblja kad mi se prohtije i napravim malo istraživanja i razvoja.

Izvan grada sam ... Što je danas? Izvan grada sam tri dana i nisam imao niti jednu komunikaciju sa svojim ... Moj mi je direktor ujutro poslao poruku, postavio mi jednostavno pitanje, a zatim sam joj poslao jednostavan zahtjev, ali za tri dana to je sve što sam imao sa Centratelom. Lijepo je što je vaše poslovanje na kraju zaseban entitet, stroj i pogodite što? Ako ne trebate biti tamo, možete ga jednom prodati.

Brett McKay: U redu, pa da, moraš raditi na poslu. Pretpostavljam da vaš posao sada samo radi na autobusu, radi na sustavu, zar ne, na održavanju sustava?

Sam Carpenter: Tako je. To su stvarno stvari Stephena Coveyja. Radite na svom poslu, a ne na svom ... Zabio ga je: 7 navika visoko učinkovitih ljudi obavezno je pročitati ako imate puls.

Brett McKay: Da, da. Zapravo ga opet čitam. Pročitao sam ga nekoliko puta, ali opet ga čitam samo zato.

Sam Carpenter: To je remek-djelo. Dobro za tebe.

Brett McKay: Stvarno dobra knjiga. Jedna od ostalih stvari o kojima govorite, pretpostavljam princip koji je povezan s tim načinom razmišljanja sustava koji pomaže sustavima da rade učinkovito, pretpostavljam, ovu ideju razmišljanja o prodajnim mjestima. Primjenjujući to, puno je pomoglo mom poslu i mom životu. Možete li malo razgovarati o tome što je razmišljanje o prodajnom mjestu i kako to može poboljšati vaš život ili posao?

Sam Carpenter: Da, i pročitali ste moju drugu knjigu. To je veliki aspekt moje druge knjige, prodajnog mjesta, a prodajno mjesto je iz blagajne, maloprodaje, a to znači da idete kupiti bluzu u Nordstroms, puno se stvari poduzima briga, uključujući inventar, knjigovodstvo, uvođenje promjena. Sve se događa u određeno vrijeme, a vi ništa ne odgađate.

Dopustite mi da vam dam još jednu ilustraciju toga. Na svom pametnom telefonu imam ovu aplikaciju pod nazivom 'Reci i pošalji'. To je iPhone. Postoji još jedna aplikacija ako imate Droid. Postoje deseci aplikacija, ali što bih mogao učiniti, ako imam nešto ... Jutros sam imao nešto za Andija, mog COO-a, i pomislio sam da to uđe ovdje. Putem svog Bluetootha, jer sam vozio, uspio sam snimiti glasovnu poruku dok sam razmišljao o stvari i poslati joj je u roku od 30 sekundi.

Glasovna pošta prilog je e-pošti, pa recite i pošaljite, idem ovdje. Ovdje imam telefon u rukama, ali uđem ovdje i udarim nekoliko stvari, „Hej, Andi, učini to i to i ovo. Kad mi se javiš, javi mi kako to ide, dot-da-dot-da-dah. ' Poslano. Mislim, za 20 sekundi mogu sve napraviti. To točno ilustrira prodajno mjesto. Želite se pobrinuti za stvari odmah cijeli dan ako to možete. To znači da rijetko imamo sastanak osoblja.

Druga stvar koju mogu učiniti je da imam adrese e-pošte sa svima u svom poslu, na primjer, s 40 ljudi u Centratelu. Mogu voziti i razmišljati: 'U uredu stvari idu jako dobro i moram svima zahvaliti na tome.' Pritisnuo sam nekoliko tipki: „Hej, svi. Samo ti želim zahvaliti. Znate, izbivao sam iz ureda već nekoliko tjedana, ali Andi mi kaže da su naši bruto prihodi narasli, i to i to, i stvarno jako cijenim sve vas. To je sve. Hvala vam.' Pritisnite još nekoliko tipki, bam: To ide svima u uredu.

Koliko puta izvršni direktor s normalnim komunikacijskim protokolom to može učiniti kao sada? Cool stvar je što se ovo vraća u mehaničku stvarnost, upravo sada je sve što imamo. Prošlost je nestala. Budućnost je nagađanje, tako da moramo učiniti 100% ono što imamo u ovom trenutku. Drugo što morate zapamtiti jest da nam ideje poput filmske trake prolaze kroz glavu. Volim ovu analogiju. Ne sjećam se odakle mi ovo, ali film vam prolazi kroz glavu. Imate jednu ideju. To se nekako veže za neku drugu ideju, a onda imate neko mišljenje nekoga drugog ili nečeg drugog. Onda imate drugu ideju.

Briljantne misli ulaze nam u glavu i izlaze za nekoliko sekundi. Što bi vam bilo kad bi vam pala na pamet briljantna ideja dok vam ova filmska traka prolazi kroz glavu, izolirate je i ponašate se prema njoj kao sada? Druga stvar koju radim s ovom tehnologijom, a to je samo glasovna pošta pričvršćena uz e-poštu, to su stvar niske tehnologije, ako imam sjajnu ideju za sebe, radim istu stvar i poruku pošaljem sebi. Aplikacija je postavljena, pa ako ne stavim tuđe ime u prozor e-pošte, moje ime je automatski tamo, tako da mogu stvarno, jako brzo, “Hej, Sam, ne zaboravi, dot-ta-da-to -točka-točka-da. ' Šaljem je sebi i nalazi se u mojoj pristigloj pošti. To je savršena ideja koja se nikada ne gubi.

Prodajno mjesto, ne znam, u ovom sam pokušaju tijekom posljednjih tri ili četiri godine. Baš sam oduševljen cijelom metodologijom prolaska kroz dan s prodajnim mjestom. To je tako kritično.

Brett McKay: U redu, pa umjesto ... Postoji li točka u kojoj biste željeli, ako postoji zadatak koji vam se jednostavno sviđa ... Kada biste odlučili: „Ne mogu to sada učiniti. Moram odgoditi ovo? ' Postoje li takvi zadaci ili većinu zadataka možete riješiti u roku od nekoliko minuta?

Sam Carpenter: Obično ih mogu napraviti za nekoliko minuta jer delegiram većinu onoga što radim, ali u ovom posljednjem iskustvu, posljednjem primjeru koji sam vam upravo dao, možda postoji nešto što trebam ići kući ... To bi moglo biti oko kuća: 'Hej, Sam, ne zaboravi to ili ovo ili ovo.' Ne mogu to sada. Moram biti negdje drugdje, ili su mi za to potrebni drugi resursi. Da, to se uvijek dogodi, ali kažem vam, Brett, 90% onoga što radimo tijekom dana možemo trenutno automatizirati, delegirati ili izbrisati.

Ne odlažem puno. Odložio sam malo u odnosu na ono što sam radio. Ali većina ljudi prođe dan odlažući stvari. David Allen govori o: 'Ako nešto možete učiniti za tri minute, učinite to odmah.' Točno je u pravu. Stvarno pokušavate raditi stvari u ovom trenutku i postajete stvarno učinkoviti jer će vam stvari neprestano dolaziti cijeli dan, i nastavit će dolaziti i dolaziti, a ne želite graditi još više stvari stvari koje ste mogli riješiti u ovom trenutku. Želite biti spremni za ono što dolazi. Ne želite da vas plimni val opere iznad sebe i natjera vas da metnete metak u glavu.

Brett McKay: Sam, što je jedno, dok završavamo ovaj razgovor, ako postoji jedna stvar koju netko tko trenutno sluša ovaj podcast može učiniti da počne razvijati taj sistem razmišljanja, što bi ta jedna stvar mogla početi raditi?

Sam Carpenter: Ovo je prilično cool i volim ovo pitanje. Evo što biste mogli učiniti: Gdje god se trenutno nalazili, možda ste kod kuće i pažljivo slušate. Možda ćete trčati dok ovo slušate. Možda ste u svom automobilu i ovo slušate. Gdje god da ste, nije me briga gdje ste, pogledajte oko sebe da vidite odvojenost. To je lijepa stvar. Svi želimo biti jedno. Svi smo povezani. Da, mi smo na atomskoj razini. Shvaćam, ali glupo je tako prolaziti kroz vaš život, a većina nas to čini.

Gdje god da ste, samo sjedite u svom automobilu, vidite ovo drvo ovdje? To nema nikakve veze s onim hidrantom tamo. Zapravo, ovo drvo ovdje ovdje nema nikakve veze sa drvetom pored sebe. Pogledajte automobil kako prolazi i razmislite o onom automobilu koji dolazi drugim putem i prolazi pored vas, 10 000 odvojenih komponenata tog automobila, čudo vozača, njihovo tijelo unutra, sve te komponente rade. Pogledajte odvojenost. Pogledajte nadzornu ploču svog automobila. Vidiš radio? To nema nikakve veze s brzinomjerom. To nema nikakve veze sa spremnikom za benzin, što nema veze s kočnicama, što nema nikakve veze s motorom. Povezani su, ali dok ne vidite tu odvojenost ne možete se nadati da ćete razotkriti pomućeni život koji, čini se, nikamo ne ide.

Brett McKay: Imam te. Hej, Sam, prije nego što krenemo, gdje ljudi mogu saznati više o tvom radu?

Sam Carpenter: U redu, idite na workthesystem.com. Sve je tu. Sadržaj i česta pitanja na koja sam posebno ponosan. Cijelu stvar objašnjavaju vrlo, jako dobro, a sa stranice možete preskočiti na thesystemsmindset.com, pa je najbolje samo otići na workthesystem.com. Ako imate tvrtku koju želite Radite na sustavu. Ako nemate posao, ako imate posao, umirovljeni ste, dijete ste u školi ili što već, započnite s The Systems Mindset: Managing Machines of Your Life. Nešto je manje od polovice koliko traje Rad na sustavu. Posao Sustav je definitivno prilagođen tvrtkama.

Brett McKay: Imam te. Sam Carpenter, hvala ti puno na vremenu. Bilo mi je zadovoljstvo.

Sam Carpenter: Hvala ti, Brett. Izuzetno ga cijenim. Volim razgovarati o tim stvarima.

Brett McKay: Moj današnji gost bio je Sam Carpenter. Autor je knjiga Work the System kao i The Systems Mindset. Te knjige možete pronaći na Amazon.com. Sustav razmišljanja izlazi u ožujku. Ovdje se događa sjajna stvar. Možete otići na workthesystem.com ili thesystemsmindset.com i možete besplatno preuzeti te knjige, neskraćene verzije u PDF-u u svim elektroničkim formatima, kao i audio formate. Idite na workthesystem.com i thesystemsmindset.com. Uzmi te knjige. Pročitajte im. Nećete požaliti. Izvući ćete puno iz toga.

To završava još jedan dodatak podcasta Umjetnost muškosti. Za više muževnih savjeta i savjeta provjerite web stranicu Umjetnost muškosti na artofmanliness.com. Ako uživate u ovom podcastu, bio bih vam zahvalan ako biste nam dali recenziju na iTunesu ili Stitcheru i pomogli nam da proširimo vijest o emisiji. Stvarno cijenim vašu podršku, a do sljedećeg puta, Brett McKay vam poručuje da ostanete muški.